De meeste bureaus streven naar enige groei.
Hoewel niet iedereen een wereldwijd bureau met 1000 medewerkers wil leiden, proberen de meesten hun praktijk te ontwikkelen. Misschien is deze groei financieel gedreven, wordt het gedreven door onderscheidingen, wordt het personeelsbestand gedreven of iets anders, maar het enige type groei dat dit soort groei niet alleen vervangt maar ook aanstuurt, is kennis. Uw personeel heeft behoefte aan kennisgroei om op de hoogte te blijven van opkomende best practices en technologieën.
Uw klanten wenden zich tot u als bureaupartner om uw kennis te gebruiken om hen door onbekend terrein te loodsen. Hoe meer kennis uw bureau vergaart, hoe groter de kans dat u het werk van uw personeel en klanten verbetert – twee factoren voor omzetgroei, prijzen, nieuwe aanwervingen, enz.
Dus hoe kan een bureau van leren een kernfocus maken?
Contents
Leren in twee smaken
Het eerste element dat moet worden erkend, is dat leren niet passief kan worden gedaan. Hoewel elke dag “in de loopgraven zitten” natuurlijk zal resulteren in wat leren, is het van cruciaal belang om leren te beschouwen als een activiteit die actieve cultivatie vereist. Leren moet worden ingebouwd in de cultuur van uw bureau, zodat het voor iedereen een actieve praktijk wordt. Bij het nadenken over specifieke activiteiten die in uw cultuur kunnen worden ingebouwd om leren te stimuleren, is het nuttig om te denken aan leren vanuit twee perspectieven: leren van het verleden en leren voor de toekomst.
Leren van fouten
Elk product dat is gemaakt, elk project dat is voltooid en elke relatie die is gesmeed, biedt een leermogelijkheid. Naarmate uw bureau meer werk voltooit en levert, zal het succes van die levering altijd ter discussie komen te staan. Sommige projecten verlopen vlekkeloos en resulteren in een enorme ROI of prijzen aan de klantzijde, terwijl sommige projecten zich beter vergeten voelen. In beide gevallen gaat het bij Leren uit het verleden om het analyseren van deze ervaringen om te begrijpen wat er goed ging, wat niet, en wat u kunt veranderen aan uw toekomstig gedrag. Het gaat erom de tijd te nemen om moeilijke vragen te stellen in een open omgeving en diep na te denken over de ervaring.
Leven in de rand
Net zoals leren uit het verleden helpt om groei te stimuleren door middel van ervaringen, gaat leren voor de toekomst over het stimuleren van groei in de ervaring die uw bureau wil opdoen. Uw klanten kijken naar uw bedrijf voor antwoorden op hun problemen van vandaag en mogelijke kansen voor morgen. In zekere zin verwachten ze dat je de 'waarzegger' speelt en helpt bij het identificeren van opkomende trends, technologieën en praktijken die hun bedrijf radicaal kunnen beïnvloeden. Het is van vitaal belang dat uw bedrijf aan die verwachting voldoet en deelneemt aan “marginale” groeigebieden binnen uw respectieve discipline. Leren voor de toekomst gaat over het buiten de comfortzone brengen van uw bedrijf en het verwerven van bekendheid op gebieden die kunnen bijdragen aan uw capaciteiten.
Zowel Leren uit het verleden als Leren voor de toekomst spelen elk hun eigen rol in de groei van uw bureau, laten we eens kijken naar drie praktijken die elk afzonderlijk zou kunnen gebruiken:
Hoe te leren van het verleden
1) Wekelijkse projecties en reflecties
Zoals veel bureaus proberen we vergaderingen tot een minimum te beperken, zodat mensen tijd hebben om het creatieve werk te doen dat onze klanten opdragen. We beginnen en eindigen echter elke week met twee belangrijke vergaderingen. Maandagen zijn planningsdagen en beginnen met een teamvergadering die we Weekly Projections noemen, waar we elk klantproject doornemen, een statusupdate doen over de te leveren producten en een planning of leveringsverwachtingen voor die week opstellen. Het is een tactische bijeenkomst en een geweldige kans om iedereen op dezelfde golflengte te krijgen.
Vrijdag brengt echter Weekly Reflections. Hier gebeurt het echte leren. Weekly Reflections richt zich in de eerste plaats op elk teamlid dat de hoogte- en dieptepunten van zijn of haar week deelt, evenals de geleerde lessen. Het is vooral verbazingwekkend wanneer je tijdens de week inzoomt op eventuele “dieptepunten” en probeert specifieke lessen te trekken over waarom een ervaring niet goed ging. De problemen die we ontdekken, zijn onder meer communicatie, bereik, planning en capaciteiten, en soms bespreken we zelfs persoonlijke problemen. Het is tijdens deze momenten van onthulling dat we beginnen met het onderzoeken van aanpassingen aan ons proces, platforms en mensen om betere toekomstige resultaten te bereiken. Om het af te sluiten, bekijken we actief de geleerde lessen van de vorige week tijdens de wekelijkse projecties van de volgende week.
2) Projectdebriefingen
Hoewel wekelijkse reflecties helpen om geleerde lessen bloot te leggen, kijken ze niet altijd naar het “volledige beeld” van de uitkomst van een project. In een poging om te evalueren of een project succesvol was en om volledig te begrijpen hoe het is afgelopen, houden we een Project Debrief wanneer een belangrijke mijlpaal wordt afgesloten. Project Debriefs omvatten alle betrokken teamleden (en soms zelfs de klant). Tijdens deze vergaderingen nemen we alles door wat kwantitatief (d.w.z. budgetten, planningen, ondersteuningsverzoeken, enz.) en kwalitatief (d.w.z. gevoelens, communicatie, enz.) met betrekking tot het project te maken hebben. Hoewel elk project enigszins anders is en sommige meer voor de hand liggende problemen hebben die moeten worden aangepakt, hebben we de neiging om de volgende vragen te gebruiken om onze gesprekken op gang te brengen:
- Delen we dezelfde visie met de klant die het project inging? project?
- Waren we gefocust op het bereiken van hetzelfde doel met dezelfde successtatistieken?
- Hadden we overeenstemming over het proces en de methode om dat doel na te streven?
- Waren de verwachtingen rond tijdlijn, budget en communicatie gedeeld tussen beide partijen?
- Waren de juiste mensen betrokken bij de creatieve, evaluatie- en uitvoeringsgedeelten van het project?
We nemen aantekeningen op tijdens de vergadering en vertalen deze in actiepunten en algemene geleerde lessen voor toekomstig gebruik.
3) Documentatie
Aangezien zowel wekelijkse reflecties als projectdebriefingen resulteren in een behoorlijk aantal geleerde lessen, vinden we het van cruciaal belang om deze te documenteren. We hebben ontdekt dat drie documentatiemethoden erg nuttig zijn in dit proces: Reflections, Operating System en Blog Posts.
Reflections is een chronologische, relatief onbewerkte lijst met geleerde lessen. Het is een doorlopend document met honderden (of duizenden) opsommingstekens die dingen samenvatten die we in onze praktijk hebben geleerd. Veel van deze herhalen zich (een teken dat we beter werk moeten leveren door actie-items te maken), en veel worden minder relevant naarmate ons bedrijf zich ontwikkelt. Hoe dan ook, de tijd nemen om deze reeks lessen door te lezen kan behoorlijk krachtig zijn bij het evalueren van veranderingen of prestaties van het bedrijf.
Wanneer een les wordt omgezet in iets concreets (d.w.z. een proces, een sjabloon, enz.), nemen we deze op in ons bedrijfsbesturingssysteem. Hoe techno-geeky het ook klinkt, ons besturingssysteem is een hoofddocument dat de belangrijkste processen, platforms en mensen binnen onze organisatie schetst en linkt naar gerelateerde materialen. Het kan worden gezien als een inhoudsopgave voor ons bedrijf en het is een handige gids om te delen bij het onboarden van nieuwe werknemers of het beoordelen van hoe we functioneren als bedrijf.
De laatste methode voor het documenteren van geleerde lessen is bloggen. We hebben gemerkt dat enkele van onze meest goed ontvangen blogposts die zijn waarin we eerlijk schrijven over fouten die we hebben gemaakt en dingen die we hebben geleerd. Het is niet onwaarschijnlijk dat als we een probleem hebben ondervonden, iemand anders er baat bij heeft (of zal hebben) en er baat bij kan hebben om de ervaring te delen. De tijd nemen om onze geleerde lessen in een gestructureerd formaat te schrijven, zoals een artikel, helpt om die les te kristalliseren.
Hoe te leren voor de toekomst
1) Lesworkshops
Een uitdagende activiteit die onze blootstelling aan opkomende technologie en trends heeft voortgestuwd, is de praktijk van lesgeven. We houden regelmatig workshops en geven lessen over onderwerpen die verband houden met ons aanbod van bureaus. Hoewel sommige hiervan zijn afgestemd op beginners en leven in de wereld van bekend terrein, vinden we workshops die zich richten op opkomende trends tot onze favorieten behoren. Het voorbereidingsproces voor zo'n workshop stelt ons bloot aan nieuwe informatie. We streven ernaar om de inhoud zo relevant mogelijk te maken, omdat veel deelnemers aan deze workshops met uitdagende vragen en referenties aan tafel komen. Misschien is het puur egobescherming, maar deze druk zorgt ervoor dat we hard werken om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen in onze branche. Bovendien leiden de vragen en gesprekken die tijdens workshops worden gesteld vaak tot nieuwe ontdekkingen voor ons team.
2) Hack-a-Thons
Een van de meest effectieve manieren om bekendheid te krijgen met nieuwe technologieën en praktijken, is door deel te nemen aan een hack-a-thon. Dit is typisch een evenement van een dag of een weekend waar ontwerpers, ontwikkelaars, zakenmensen en vakexperts samenkomen om te experimenteren met een bepaalde technologie of idee. Door in kleine teams te paren, word je in een omgeving van extreme beperkingen (tijd, res en vaardigheden) gegooid met veel onbekenden. Deze structuur (of het ontbreken daarvan) zorgt voor creativiteit, innovatie en ontdekking die je niet altijd aantreft bij projectwerk, en het biedt de mogelijkheid om het inzicht en perspectief te krijgen van tientallen professionals die nieuw leren effectiever introduceren dan onafhankelijk onderzoek.
3) Forge vrijdagen
Vergelijkbaar met het concept van Google's 20% tijd, reserveren we vrijdagmiddagen om te experimenteren met interne projecten. Toegegeven, dreigende deadlines en branden op het laatste moment brengen deze 'Forge Fridays' soms in gevaar, maar ze worden wekelijks geblokkeerd. Gedurende deze tijd experimenteren we met nieuwere technologieën of ontwerpen we ideeën in de vorm van interne projecten. Sommige hebben het potentieel en de bedoeling om in de toekomst in hun eigen aanbod te worden omgezet, terwijl andere meer voor ons eigen vermaak zijn. Hoe dan ook, ze fungeren als een speeltuin waar nieuwe ideeën worden getest en onderzocht zonder de beperkingen van reikwijdte, budget of tijdlijn die gepaard gaan met klantprojecten. In sommige gevallen pakken we een probleem van een klant aan als een manier om een aanpak uit te proberen die niet in de projectomvang past. Forge Fridays bieden over het algemeen de vrijheid om te experimenteren en te leren op manieren die bij typische projecten niet mogelijk zijn.
Vrienden winnen en cultuur beïnvloeden
Als bureau-eigenaren willen we groeien, en we realiseren ons dat leren groei stimuleert. Bovendien weten we dat succesvol leren vereist dat de praktijk diep in de bureaucultuur wordt ingebed. Cultuur is echter vaak moeilijk te definiëren. Ondanks typische “cultuurartefacten” zoals missieverklaringen, kernwaarden en kantooromgeving, is er geen cultuur-KPI om mee te meten. Maar, zoals het cliché luidt, daden spreken meer dan woorden als het gaat om het beïnvloeden van de bedrijfscultuur. Door deze zes (of een van uw eigen) activiteiten op te zetten en continu uit te voeren, zet u een stap in de richting van actie door leren in te bedden in uw bedrijfscultuur.