[Nieuwe Gegevens] Hoe Best Presterende Teams Meer RFP ‘ S Winnen

stel je voor: je quotum is net verdubbeld voor het nieuwe jaar. Je hebt dezelfde segmenten, industrieën en titels om na te jagen. Maar je hebt een andere strategie nodig om meer dollars te vergrendelen—en snel.

het is tijd om slimmer te werken (niet harder). Hoe kun je je doelen op een andere manier benaderen? Focus op het winnen van meer inkomsten door middel van Request for Proposals (RFP ‘ s).

Wat is een RFP-reactie?

een RFP, of Request for Proposal, is een van de belangrijkste documenten om grote ticketklanten te winnen. Bij het kiezen van een leverancier om mee te werken, meestal voor grotere contracten, geven bedrijven een RFP uit om prijs, reikwijdte, beveiliging en algehele geschiktheid te vergelijken om de beste keuze te bepalen. Verkopers moeten vervolgens een overtuigend RFP-antwoord indienen om als winnaar te worden geselecteerd.volgens nieuwe gegevens in Loopio ’s 2021 RFP Response Benchmarks &Trends Report, dat 650+ teams in Noord-Amerika ondervroeg, zijn RFP’ s goed voor maar liefst gemiddeld 35% van de jaarlijkse omzet van een organisatie.

Op basis van het verzamelde onderzoek heeft Loopio vastgesteld dat toppresteerders meer dan 51% van hun RFP ‘ s winnen. Maar ze zullen waarschijnlijk ook een hoger volume indienen (gemiddeld 175 RFPs per jaar).

dus hoe slagen deze teams erin om een hoger volume in te dienen, terwijl de kwaliteit behouden blijft om de meerderheid van de biedingen te winnen? Lees verder om de zes data-backed gedragingen te leren die toppresteerders gebruiken om meer RFP ‘ s te winnen.

1. Neem de tijd om RFP-antwoorden te schrijven. 

onderzoek toont aan dat topperformers ongeveer 25 uur besteden aan het schrijven van elke RFP-reactie (wat 2 uur meer is dan het gemiddelde team).

Image

25 uur schrijven lijkt veel. Maar gezien het gemiddelde voorstel 115 vragen lang is, is dat slechts 12 minuten per antwoord.

de resultaten variëren in vergelijking met de grootte van het bedrijf: ondernemingen besteden de meeste tijd aan het reageren (gemiddeld 27 uur), terwijl kleine en middelgrote bedrijven het minst besteden (gemiddeld 19 uur).onderzoek toont ook aan dat er een verband is tussen meer schrijftijd en de kansen van een team om een RFP te winnen—waarschijnlijk omdat details zoals nauwkeurige naleving, beveiliging en fact-checking zo belangrijk zijn om een groot contract te winnen. De extra due diligence loont letterlijk.

als u persoonlijk niet meer tijd hebt om te investeren in kwaliteitsantwoorden, zijn er een heleboel consultants die in plaats daarvan kunnen helpen schrijven, zoals Dragonfly Editorial, Strategic Proposals en Weber Associates.

of als je zelf het extra werk wilt doen, bekijk dan een aantal gratis res voor het maken van betere RFP-reacties.

2. Reageer op Meer RFP ‘ s per jaar.

als het gaat om RFP ‘ s, is het volume van uw inzendingen van belang. Maar niet om de redenen die je misschien denkt.

de best presterende teams reageren op gemiddeld 175 RFP ‘ s per jaar. hoewel je misschien denkt dat het enorme volume hun winnende voorsprong is, is dat niet het hele verhaal.

uit onderzoek blijkt dat organisaties slechts reageren op 65% van de RFP ‘ s die ze ontvangen (het lijkt erop dat niet alle voorstellen de investering van meer dan 20 uur waard zijn). Om dit aantal biedingen te bereiken, hebben toppresteerders waarschijnlijk alleen al in één jaar 270+ RFP ‘ s beoordeeld.

Het maakt niet uit op hoeveel RFP ‘ s je reageert, het gaat allemaal om kwaliteit boven kwantiteit. Dus terwijl de best presterende teams een groter aantal biedingen indienen, draait het allemaal om het werk dat wordt gedaan om de slechte RFP ‘ s uit te roeien die hen een voorsprong geven, waardoor we bij het volgende punt komen…

3. Beoordelen van de klant fit door middel van een go/no-go proces.

Er is een grote catch-22met RFPs: het gaat allemaal om het werk dat wordt gedaan voordat u een voorstel start.uit het onderzoek van Loopio blijkt dat 72% van de topperformers een go/no-go beslissingssjabloon gebruikt om de geschiktheid van de klant te beoordelen voordat een RFP wordt gestart.

Image

reageren op elk bod is niet haalbaar voor sommige teams op basis van res (het betekent ook niet dat je op elk bod wilt reageren). Daarom gebruikt driekwart van de teams deze eenvoudige (en snelle) strategie. Het go/no-go-proces is gebouwd om te bepalen welke biedingen u moet aannemen en welke u moet achterlaten.

typische Go/No-Go vragen zijn:

• is er grote concurrentie voor dit contract?
• heb je een bestaande relatie met deze klant?
• is de re-kosten de potentiële inkomstenwinst waard?

4. Betrek meer bijdragers om de kwaliteit van het voorstel te verbeteren.

onderzoek toont aan dat het eigenlijk beter is om meer belanghebbenden bij een RFP te betrekken: de beste presteerders zijn gemiddeld 10 bijdragers in elk voorstel.

als je denkt dat dat klinkt als veel mensen, zijn hier een paar vragen om te overwegen:

• schrijft legal doorgaans uw compliance-inhoud?
• beantwoordt security De InfoSec-vragen?
• informeert uw VP de missieverklaring van uw RFP?

De meeste teams betrekken deze belanghebbenden minimaal. Als je moeite hebt om steun te krijgen van deze belangrijke spelers, overweeg dan hoe je creatief kunt worden met je aanpak.

drie stappen om RFP-bijdragers aan boord te krijgen:

1. Start met een kickoff meeting waarbij alle stakeholders betrokken zijn. Gebruik deze tijd om door het project te lopen en iedereen op dezelfde pagina te krijgen over verantwoordelijkheden en timing.
2. neem een eerste pas bij het beantwoorden van vragen zelf, stuur dan naar uw medewerkers voor een snelle beoordeling. Ze zullen de inspanning waarschijnlijk waarderen.
3. nadat ze de RFP-inhoud hebben beoordeeld en goedgekeurd, moet u uw antwoorden opslaan om ze opnieuw te gebruiken voor toekomstige RFP ‘ s. Ze moeten misschien iets worden bewerkt, maar dit bespaart je toekomstige zelf veel tijd.

5. Volg niet-traditionele RFP-metrics (zowel kwantitatief als kwalitatief).

91% van de topteams volgen statistieken voor RFP-succes. De meest voorkomende metrics die worden bijgehouden (in afnemende volgorde van populair) zijn:

• nieuwe RFP-inkomsten
• het aantal gewonnen biedingen
• klantinkomsten behouden via RFP ‘ s
• het aantal ingediende biedingen

Image

interessant is dat het onderzoek laat zien dat artiesten verder gaan dan alleen het bijhouden van winstpercentage of inkomsten.

Best-in-class teams hebben de neiging om ook niet-inkomstengerelateerde statistieken bij te houden, zoals reactiesnelheid, prestaties van individuele teamleden en teamsentiment. Dit geeft aan dat een focus op procesmetrics en prestaties van mensen organisaties een voorsprong kan geven die hen helpt te winnen.

topteams weten hoe lang het duurt om een gemiddelde RFP te voltooien (25+ uur of schrijven) en gebruiken deze metriek om hun werklast in evenwicht te brengen. Uw team kan sterkere afspraken maken met interne klanten als u begrijpt hoeveel werk nodig is om uw doelen te bereiken.

6. Gebruik dedicated RFP response software.

ooit afgevraagd wat er in de tech stack van een top performer? Volgens onderzoek gebruikt 69% van de topteams een speciale RFP-responssoftware.

RFP-software is een digitaal platform dat het responsproces automatiseert (meestal gebruikt voor RFP ‘s, RFI’ s en andere vragenlijsten). Het slaat en organiseert informatie die het meest wordt gebruikt in de antwoorden van een bedrijf en kan automatisch antwoorden invullen op basis van eerdere voorstellen.

gegevens van meer dan 650 RFP-teams tonen aan dat teams met responssoftware meer kans hebben op:

• verbeterde opslag van RFP-inhoud
• 10% hoger RFP-indieningsvolume
• hogere tevredenheid met hun RFP-kwaliteit
• meer beheersbare stressniveaus (wat ook verband houdt met hogere winstpercentages)

Plus, teams met software-adoptie hebben ook meer kans om te zeggen dat ze de juiste res onder hun riem hebben en ze voelen zich meer erkend voor hun werk.

Image

om uw voorstel proces in de moderne tijd te brengen, bekijk deze lijst van RFP management tools te overwegen.