[Nieuwe gegevens] Hoe best presterende teams meer RFP's binnenhalen

Stel je dit voor: je quota net verdubbeld voor het nieuwe jaar. Je hebt dezelfde segmenten, industrieën en titels om na te jagen. Maar je hebt een andere strategie nodig om meer dollars binnen te halen – en snel.

Het is tijd om slimmer te werken (niet harder). Dus hoe kun je je doelen anders benaderen? Richt u op het binnenhalen van meer inkomsten via Request for Proposals (RFP's).

Wat is een RFP-reactie?

Een RFP of Request for Proposal, is een van de belangrijkste documenten voor het winnen van grote ticketklanten. Bij het kiezen van een leverancier om mee samen te werken, meestal voor grotere contracten, zullen bedrijven een RFP uitgeven om prijs, bereik, beveiliging en algehele geschiktheid te vergelijken om de beste keuze te bepalen. Verkopers moeten vervolgens een overtuigende RFP-reactie indienen om als winnaar te worden geselecteerd.

Volgens nieuwe gegevens in Loopio's 2021 RFP Response Benchmarks & Trends Report, waarin meer dan 650 teams in Noord-Amerika werden ondervraagd, RFP's zijn goed voor maar liefst gemiddeld 35% van de jaarlijkse verkoopomzet van een organisatie.

Op basis van het verzamelde onderzoek heeft Loopio vastgesteld dat toppresteerders meer dan 51% van hun RFP's winnen. Maar ze zullen waarschijnlijk ook een hoger volume indienen (gemiddeld 175 RFP's per jaar).

Dus hoe slagen deze teams erin om een ​​hoger volume in te dienen, terwijl ze de kwaliteit behouden om de meeste biedingen te winnen? Lees verder om meer te weten te komen over de zes op gegevens gebaseerde gedragingen die toppresteerders gebruiken om meer RFP's te winnen.

1. Neem de tijd om RFP-reacties te schrijven. 

Uit onderzoek blijkt dat toppresteerders ongeveer 25 uur besteden aan het schrijven van elke RFP-reactie (wat 2 uur meer is dan het gemiddelde team).

Afbeelding

25 uur schrijven lijkt misschien veel. Maar aangezien het gemiddelde voorstel 115 vragen lang is, is dat slechts 12 minuten per antwoord.

De resultaten variëren in vergelijking tussen bedrijfsgroottes: grote bedrijven besteden de meeste tijd aan het reageren (gemiddeld 27 uur), terwijl kleine en middelgrote bedrijven besteed het minst (gemiddeld 19 uur).

Onderzoek toont ook aan dat er een verband bestaat tussen meer schrijftijd en de kans dat een team een ​​RFP wint, waarschijnlijk omdat details als nauwkeurige naleving, beveiliging en feitencontrole zo belangrijk zijn om een ​​groot contract binnen te halen. De extra due diligence loont letterlijk.

Als u persoonlijk niet meer tijd heeft om te investeren in kwaliteitsantwoorden, zijn er een heleboel consultants die u kunnen helpen in plaats daarvan te schrijven, zoals Dragonfly Editorial, Strategic Proposals en Weber Medewerkers.

Of als u zelf het extra werk wilt doen, bekijk dan wat gratis onderzoek naar het opstellen van betere RFP-antwoorden.

2. Reageer jaarlijks op meer RFP's.

Als het op RFP's aankomt, is het aantal inzendingen van belang. Maar niet om de redenen die u misschien denkt.

De best presterende teams reageren op gemiddeld 175 RFP's per jaar. Terwijl u misschien denkt dat puur volume is hun winnende voorsprong, dat is niet het hele verhaal.

Onderzoek toont aan dat organisaties slechts reageren op 65% van de RFP's die ze ontvangen (het lijkt erop dat niet alle voorstellen de investering van meer dan 20 uur waard zijn). Dus om dit aantal biedingen te bereiken, hebben best presterende bedrijven waarschijnlijk alleen al in één jaar tijd meer dan 270 RFP's beoordeeld.

Het maakt niet uit op hoeveel RFP's u reageert, het gaat allemaal om kwaliteit boven kwantiteit. Dus hoewel de best presterende teams meer biedingen indienen, draait het allemaal om het werk dat is gedaan om de slechte RFP's die hen een voorsprong geven, uit te roeien, wat ons naar het volgende punt brengt…

3. Beoordeel de fit van de klant door middel van een go/no-go-proces.

Er is een grote catch-22 met RFP's: het gaat allemaal om het werk dat is gedaan voordat u met een voorstel begint.

Uit het onderzoek van Loopio blijkt dat 72% van de best presterende bedrijven een go/no-go-beslissingssjabloon gebruikt om de geschiktheid van de klant te beoordelen voordat ze aan een RFP beginnen.

Afbeelding

Reageren op elk bod is voor sommige teams niet haalbaar op basis van res (het betekent ook niet dat u op elk bod wilt reageren). Daarom gebruikt driekwart van de teams deze eenvoudige (en snelle) strategie. Het go/no-go-proces is ontwikkeld om te bepalen op welke biedingen u moet ingaan – en welke u achterwege moet laten.

Typische go/no-go-vragen zijn onder meer:

• Is er grote concurrentie voor dit contract?
• Heeft u een bestaande relatie met deze klant?
• Zijn de kosten de potentiële opbrengstwinst waard?

4. Betrek meer bijdragers om de kwaliteit van voorstellen te verbeteren.

Uit onderzoek blijkt dat het eigenlijk beter is om meer belanghebbenden bij een RFP te betrekken: Toppresteerders zijn gemiddeld 10 bijdragers in elk voorstel.

Als u denkt dat dat klinkt als veel mensen, zijn hier een paar vragen om te overwegen:

• Schrijft de juridische afdeling gewoonlijk uw nalevingsinhoud?

  li>

• Beantwoordt de beveiliging de InfoSec-vragen?
• Geeft uw VP informatie over de missieverklaring van uw RFP?

De meeste teams betrekken minimaal deze stakeholders. Als u moeite heeft om steun te krijgen van deze belangrijke spelers, overweeg dan hoe u creatief kunt worden met uw aanpak.

Drie stappen om RFP-bijdragers aan boord te krijgen:

1. Begin met een startbijeenkomst met alle belanghebbenden. Gebruik deze tijd om door het project te lopen en iedereen op dezelfde lijn te krijgen over verantwoordelijkheden en timing.
2. Tzelf een eerste poging doen om vragen te beantwoorden en deze vervolgens naar uw bijdragers sturen voor een snelle beoordeling. Ze zullen de moeite waarschijnlijk waarderen.
3. Zodra ze de RFP-inhoud hebben beoordeeld en goedgekeurd, moet u uw antwoorden opslaan om ze opnieuw te gebruiken voor toekomstige RFP's. Het kan zijn dat ze iets moeten worden aangepast, maar dit bespaart uw toekomstige zelf veel tijd.

5. Houd niet-traditionele RFP-statistieken bij (zowel kwantitatief als kwalitatief).

91% van de topteams houdt statistieken bij voor RFP-succes. De meest gebruikte statistieken die worden bijgehouden (in afnemende volgorde van populair) zijn:

• Nieuwe RFP-inkomsten
• Het aantal gewonnen biedingen
• Inkomsten van klanten behouden via RFP's
• Het aantal ingediende biedingen

Afbeelding

Interessant is dat uit het onderzoek blijkt dat artiesten verder gaan dan alleen het bijhouden van het winstpercentage of de omzet.

Best-in-class teams hebben de neiging om ook niet-omzetgerelateerde statistieken bij te houden, zoals reactiesnelheid, prestaties van individuele teamleden en teamsentiment . Dit geeft aan dat een focus op processtatistieken en de prestaties van mensen organisaties een voorsprong kan geven die hen helpt te winnen.

Topteams weten hoe lang het duurt om een ​​gemiddelde RFP te voltooien (25+ uur of schrijven) en gebruiken deze statistiek om hun werklast te verdelen. Uw team kan een sterkere band met interne klanten opbouwen als u begrijpt hoeveel werk er nodig is om uw doelen te bereiken.

6. Gebruik speciale RFP-responssoftware.

Heb je je ooit afgevraagd wat er in de technische stack zit van een toppresteerder? Volgens onderzoek: 69% van de topteams gebruikt speciale RFP-responssoftware.

RFP-software is een digitaal platform dat het responsproces automatiseert (meestal gebruikt voor RFP's, RFI's en andere vragenlijsten). Het bewaart en organiseert informatie die het meest wordt gebruikt in de antwoorden van een bedrijf en kan automatisch antwoorden invullen op basis van eerdere voorstellen.

Gegevens van meer dan 650 RFP-teams tonen aan dat teams met responssoftware meer kans hebben op:

• Verbeterde opslag van RFP-inhoud
• 10% hoger RFP-inzendingsvolume
• Hogere tevredenheid met hun RFP-kwaliteit
• Meer beheersbare stressniveaus (die houdt ook verband met hogere winstpercentages)

Bovendien zullen teams met softwareadoptie ook eerder zeggen dat ze de juiste res onder hun riem hebben en voelen ze zich doorgaans meer erkend voor hun werk.

Afbeelding

Bekijk deze lijst met RFP-beheertools om te overwegen om uw voorstelproces naar de moderne tijd te brengen.