9 Essentiële e-mailinboxfilters voor marketeers

 

 

Tragisch genoeg, als je net als ik bent, leven we in een wereld waar je gemiddelde dagelijkse e-mailvolume groter is dan het totaal van alle handgeschreven brieven die je ooit hebt ontvangen.

Dat is misschien een beetje overdreven, maar je begrijpt wat ik bedoel: e-mail is moeilijk bij te houden.

Het e-mailvolume groeit, de aandachtsspanne wordt kleiner en het wordt steeds moeilijker om uw e-mail effectief te beheren.

Wat is correct e-mailbeheer?

Voor mij is het correct beheren van mijn e-mails eenvoudig vertaalt zich in:

1. Het lezen van de e-mails die belangrijk voor me zijn.
2. Het niet lezen van het enorme aantal onbelangrijke berichten.
3. Efficiënt doel #1 bereiken en doelstelling #2.

Er zijn talloze technieken voor e-mailbeheer, maar in dit bericht wil ik me concentreren op de filtertechniek en 9 specifieke inbox-filters die je misschien wilt gebruiken, vooral als je in marketing werkt.

Inbox-filters 101

Een inboxfilter is slechts een regel die u oplegt aan de e-mails in uw inbox.

Een filter is een als-dan-configuratie — b.v. als een bericht van X komt, markeer het dan als belangrijk en plaats het in map Y.

Elke e-mailtoepassing is een beetje anders, maar bijna elke toepassing ondersteunt filters. Bij GuavaBox gebruiken we Google Apps, dus ik woon in de Gmail-interface. Als u Outlook, Mac Mail of iets anders gebruikt, kan een snelle zoekopdracht u helpen de beste manier te vinden om uw filters te configureren.

9 Inbox-filters voor marketeers

De eerste set van de regels die ik instel, zijn gericht op het filteren van de belangrijke dingen om er zeker van te zijn dat ik ze zie. De “belangrijke dingen” omvatten persoonlijke e-mails, e-mails van klanten, team-e-mails, financiële e-mails en e-mails van leads of prospects.

Ik combineer ook filters met een mappensysteem om op de hoogte te blijven van mijn e-mail. Laten we erin duiken en ik zal je laten zien hoe het werkt:

1) Filter persoonlijke e-mails weg

Natuurlijk, het zou ideaal zijn om aparte e-mails te gebruiken voor persoonlijke en zakelijke zaken, maar veel vrienden en familieleden sturen persoonlijke e-mails naar mijn werkadres. degenen (ouders, mijn vrouw en goede vrienden), ziet mijn filter er zo uit:

• Trigger: “from”-adres (dit is het e-mailadres van de afzender)
• Acties: markeer nooit als spam, voeg een ster toe en pas het juiste label toe (“Familie”, “Vrienden”, “Thuis”, enz.)
  • Opmerking: met Google Mail heb ik de optie om het bericht “Sla de inbox over”, maar ik kies die optie niet voor deze e-mails. Ik wil er zeker van zijn dat ik ze zie!

 

Nog een kanttekening:Ik coach honkbal op de middelbare school en ik heb lacrosse op de middelbare school gecoacht, heb in gemeenschapsraden gezeten en ben betrokken geweest bij bedieningen en in de kerk. Voor de gevallen waarin ik geen apart e-mailadres had, heb ik filters ook voor deze e-mails. Ik zorg ervoor dat ze mijn inbox bereiken, maar automatisch worden gelabeld om een ​​stap uit het trackingproces te halen voor het geval ik ze op een bepaald moment moet opgraven.

2) Filter klant-e-mails

Een deel van mijn persoonlijke workflow wanneer we een nieuwe klant toevoegen, is het toevoegen of bewerken van mijn inboxfilter voor de klantcontacten.

• Trigger: “van”-adres (alle de klantcontacten)
• Acties: pas het label “Klant” toe en sla selectief de inbox over.
• Opmerking: als ik veel berichten in CC heb, maar niet het primaire contactpunt, kies ik er vaak voor om die berichten mijn inbox te laten overslaan. Ik heb die mapnaam altijd zichtbaar in mijn zijbalk en het geeft het aantal ongelezen e-mails in die map weer. Elke dag controleer ik alle ongelezen e-mails om er zeker van te zijn dat ik geen actie-item mis, maar ik heb het voordeel tijd te besparen door dat proces in batches te verwerken.

3) Team-e-mails filteren

We vertrouwen voornamelijk op HipChat voor interne communicatie. Het is een van onze 7 core business tools – bekijk de volledige lijst hier. Dat gezegd hebbende, we sturen hier en daar nog steeds e-mails. Ik filter die vergelijkbaar met mijn klantregels:

• Trigger: “van”-adres (gebaseerd op adressen van interne teamleden)
• Acties: pas het label ‘Intern’ en/of aanvullende labels toe op basis van de rol van dat teamlid en onze typische gesprekken.
  • Opmerking: ik gebruik een batchmethode voor het beoordelen van interne e-mails, vergelijkbaar met e-mails van klanten. Ik heb ook een paar op onderwerp gebaseerde filters ingesteld die betrekking hebben op financiën, HR, enz.

 

4) Filter financiële e-mails

Tot voor kort behandelde ik veel van boekhoudkundig en financieel werk voor zowel GuavaBox als DoInbound. Daarom ontving ik een heleboel financiële e-mails die belangrijk waren, maar zelden actie vereisten.

• Triggers: “van”-adres (gebaseerd op domeinen van financiële instellingen), onderwerpregel en of de e-mail al dan niet bijlagen heeft.
• Acties: label “Business Finance” toepassen en/of extra labels op basis van e-mail, nooit markeren als spam, inbox overslaan als het voldoet aan regels die geen actie vereisen, anders bewaar ik die e-mails in mijn inbox totdat ze zijn afgehandeld.

Kanttekening: als u een bureau bent dat worstelt met uw facturerings-/boekhoudprocessen, tools of follow-up, ben ik hier nu een aantal onderzoeken over aan het samenstellen (meld u aan voor vroege toegang hier).

 

5) E-mails van leveranciers filteren

Dit is vergelijkbaar met de filters die we al behandeld hebben. Op basis van welke actie ik zou moeten ondernemen en welke soorten e-mails elke leverancier verzendt, kies ik een filter om doorheen te wieden en de belangrijke dingen onder mijn aandacht te brengen.

• Triggers

: “van”-adres (gebaseerd op leveranciersdomein of specifiek adres), onderwerpregel en of de e-mail al dan niet bijlagen heeft.

• Acties: label “Vendors” toepassen en/of aanvullende labels (ontvangstbewijzen, platformupdates, enz.) op basis van e-mail, markeer nooit als spam, sla de inbox over als het bericht voldoet aan regels die geen actie vereisen (de meeste vereisen geen actie).

 

6) E-mails van potentiële klanten filteren

Reactietijd is erg belangrijk in de huidige snelle verkoopomgeving.

Als eigenaar van een bureau ben ik betrokken bij een aantal verkoopgesprekken. Het is belangrijk om het soort responsiviteit tijdens het verkoopproces te laten zien dat een prospect kan verwachten wanneer ze klant worden.

Een GuavaBox-klant zou nooit 8 uur moeten wachten op een service-antwoord, dus waarom zou een van onze leads ?

• Wat veroorzaakt dit? Het is een combinatie van triggers en non-triggers:
  • Triggers: “van” adres (als ik ze al heb ingesteld als een “lead”) of onderwerpregel ( als ze een formulier hebben ingevuld en ik weet wat dat onderwerp zal zijn).
  • Non-Triggers: Ik let goed op welke triggers ik heb. Door slimme triggers te gebruiken om de niet-actiegerichte items eruit te filteren en de actiegerichte, maar niet-urgente items in een batch te plaatsen, heb ik al een systeem gemaakt dat verhoogde aandacht vestigt op niet-gefilterde items (zoals eerste e-mails van een verwijzingslead ).
• Acties: label “Leads” en/of aanvullende labels toepassen op basis van e-mail, nooit markeren als spam, item een ​​ster geven en bewaar het in de prioriteitsinbox totdat ik het verplaats.

 

7) Filter sociale media-e-mails

De meeste mensen krijgen heel veel e-mailmeldingen van Twitter, Facebook, LinkedIn, YouTube, enz. Ik heb filters ingesteld om de meeste van mijn meldingen rechtstreeks naar mappen te sturen. Op die manier wordt de melding op de juiste manier gearchiveerd, mocht ik hem ooit nodig hebben, maar hij steelt mijn aandacht niet van de belangrijke inbox-items.

• Triggers: “van”-adres (voorbeelden: [email protected], [email protected], [email protected], etc).
• Acties : label ‘Social Media’ toepassen, Postvak IN overslaan en indien van toepassing markeren als gelezen. Op die manier heb ik die meldingen altijd ergens, maar heb ik er nooit last van tenzij ik ze nodig heb.
  • Opmerking: deze meldingen waren belangrijker voor mij voordat ik bedrijfsgids.biz’s Social Inbox de hele tijd begon te gebruiken.

8) Filter lead nurturing e-mails

Ik sta op te veel e-maillijsten om te tellen. Grote bedrijven, kleine winkels, afzonderlijke producten, opinieleiders… op dit moment heb ik ze allemaal geabonneerd.

Ook al heb ik me geabonneerd, ik wil nog steeds niet al deze e-mails in mijn inbox. Hier is hoe ik dat omzeil:

• Triggers: “van”-adres (dat heb je eerder gelezen), of, iets gecompliceerder, ik filter gebaseerd op inhoud.
• Voorbeeld: ik filterde e-mails eruit die de tekst “Powered by MailChimp” in de e-mail bevatten. Ze gingen naar een map “Abonnementen” en ik bladerde een of twee keer per week door die map.

 

• Acties: pas “Abonnementen” toe label en/of aanvullende labels op basis van e-mail, sla de inbox meestal over en ik zal deze e-mails wekelijks beoordelen.

 

9) Filter ingevulde formulieren

We gebruiken een aantal formulieren voor leads, klanten, leveranciers en teamleden. Sommige formulieren geven de status aan van de persoon die het formulier indient, en voor de meeste formulierinzendingen is een bepaalde actie vereist.

Enkele snelle voorbeelden:

• We gebruiken een formulier voor marketingvoorraad tijdens ons GamePlan-ontwikkelingsproces – een inzending geeft aan dat de afzender een klant is.
• We gebruiken een Inbound Revenue Calculator tijdens meerdere processen. Dit vereist niet noodzakelijkerwijs actie, maar wel beoordeling.

Ik heb filters in mijn inbox die me helpen mijn actiestappen te bepalen op basis van de ingediende formulieren.

• Triggers: meestal filter ik op onderwerpregel voor formulierinzendingen.
  • Elke inzending via de tool voor het maken van ontwerpstijlgidsen maakt een e-mail met de zin “Nieuwe stijlgids” in het onderwerp. Mijn filtertrigger is die zin.
• Acties: gepaste labels toepassen, nooit markeren als spam, doorsturen indien nodig, standaardantwoorden gebruiken (handig Google Mail add-on) waar van toepassing, en bewaar het in mijn primaire inbox.

Voorgestelde re: Unroll.me

Er zijn veel plaatsen waar filters van pas komen, maar voor het omgaan met e-mailnieuwsbrieven en merkabonnementen kunt u ook overwegen om een ​​tool als Unroll.me te gebruiken.

Hiermee kunt u zich eenvoudig afmelden voor e-mails, of voeg alle marketing-e-mails die u batchgewijs wilt beoordelen, toe aan een enkele, dagelijkse overzichts-e-mail.

Hoe bespaart u hiermee tijd?

Ik heb momenteel 709 abonnementen op mijn pakket, wat zich vertaalt naar een gemiddeld dagelijks pakket met tussen de 100 en 200 dagelijkse e-mails. In plaats van op knoppen te klikken om te openen, archiveren of verwijderen, klik ik op de enkele e-mail, bekijk de onderwerpregels en onderneem uiteindelijk actie op (hier een schatting) van ongeveer 5% van de e-mails in mijn overzicht.

Unroll.me bespaart me elke dag een hoop tijd, en ik heb niet de afleiding om die e-mails in mijn inbox te zien en te gaan kijken naar wat ik net heb ontvangen.

Bonus weggeefactie

Als je tot nu toe hebt gelezen, is de kans groot dat je om productiviteit geeft.

Om die reden geef ik een gratis downloadbare pdf weg van de 7 Core Business Tools die we gebruiken bij GuavaBox. Dit zijn de belangrijkste tools in onze dagelijkse activiteiten, en 5 daarvan hebben freemium-modellen.

Worstelen met uw marketingprocessen?

Mijn partner, Andrew, heeft dit ontwikkeld geweldige B2B-marketingchecklist die we weggeven om u te helpen meer en betere marketing te doen. Klik op de downloadknop hieronder om uw exemplaar te pakken!