9 essentiële e-mail Inbox Filters voor marketeers

het is Tragisch, als je net als mij, we leven in een wereld waar de gemiddelde dagelijkse e-volume overschrijdt het totaal van alle handgeschreven brieven die je ooit hebt ontvangen.

dat kan een beetje overdreven zijn, maar je begrijpt het punt: e-mail is moeilijk bij te houden.

het e-mailvolume groeit, de aandachtsspanne krimpt en het wordt steeds moeilijker om uw e-mail effectief te beheren.

Wat Is goed E-mailbeheer?

voor mij vertaalt het goed beheren van mijn e-mails zich eenvoudig in:

1. het lezen van de e-mails die belangrijk voor mij zijn.
2. niet lezen van het grote aantal onbelangrijke berichten.
3. efficiënt bereiken van Doelstelling # 1 en Doelstelling #2.

Er zijn talloze technieken voor e-mailbeheer, maar in dit bericht wil ik me concentreren op de Filtertechniek en 9 specifieke inbox-filters die je misschien wilt gebruiken, vooral als je in marketing werkt.

Inbox Filters 101

een inbox filter is slechts een regel die u oplegt aan de e-mails in uw inbox.

een filter is een IF-then configuratie – bijvoorbeeld als een bericht afkomstig is van X, markeer het dan als belangrijk en plaats het in map Y.

elke e-mailtoepassing is een beetje anders, maar bijna elke e-mailtoepassing ondersteunt filters. Bij GuavaBox gebruiken we Google Apps, dus ik woon in de Gmail-interface. Als u Outlook, Mac Mail of iets anders gebruikt, kan een snelle zoekopdracht U helpen de beste manier te vinden om Uw filters te configureren.

9 Inbox Filters voor marketeers

De eerste set regels die ik heb ingesteld, zijn gericht op het filteren van de belangrijke dingen om ervoor te zorgen dat ik het zie. De “belangrijke dingen” omvatten persoonlijke e-mails, klant e-mails, team e-mails, financiële e-mails en e-mails van leads of prospects.

Ik combineer ook filters met een mapsysteem om op de hoogte te blijven van mijn e-mail. Laten we een duik nemen en Ik zal je laten zien hoe het werkt:

1) persoonlijke e-mails filteren

natuurlijk zou het ideaal zijn om aparte e-mails te gebruiken voor persoonlijke en werkspullen, maar veel vrienden en familieleden sturen persoonlijke e-mails naar mijn werkadres. voor de gewone (ouders, Mijn vrouw en goede vrienden) ziet mijn filter er als volgt uit:

• Trigger: “from” – adres (Dit is het e-mailadres van de afzender)
• acties: markeer nooit als spam, ster en pas een passend label toe (“familie”, “vrienden”, “thuis”, enz.)
  • opmerking: met Google Mail heb ik de optie om het bericht “skip the Inbox” te hebben, maar ik kies die optie niet voor deze e-mails. Ik wil er zeker van zijn dat ik ze zie!

een andere kanttekening: ik coach honkbal op de middelbare school, en ik heb lacrosse op de middelbare school gecoacht, in gemeenschapsraden gediend en betrokken geweest bij ministeries en in de kerk.voor de gevallen waarin ik geen apart e-mailadres heb gehad, heb ik ook filters voor deze e-mails ingesteld. Ik zorg ervoor dat ze in mijn inbox terechtkomen, maar krijg automatisch een label om een stap uit het trackingproces te nemen voor het geval ik deze op een gegeven moment moet opgraven.

2) client-e-mails filteren

een deel van mijn persoonlijke workflow wanneer we een nieuwe client toevoegen, is het toevoegen of bewerken van mijn inbox-filter voor de clientcontacten.

• Trigger:” from “adres (alle clientcontacten)
• acties: pas het label “Client” toe en sla selectief het Postvak IN over.
  • Opmerking: Als ik CC ‘ d heb op veel berichten, maar niet op het primaire contactpunt, kies ik er vaak voor om die berichten mijn postvak IN over te slaan. Ik heb die mapnaam altijd zichtbaar in mijn zijbalk, en het toont het aantal ongelezen e-mails in die map. Elke dag controleer ik alle ongelezen e-mails om ervoor te zorgen dat ik geen actie-item mis, maar ik heb het voordeel dat ik tijd bespaar door dat proces te batchen.

3) filter team e-mails

Wij vertrouwen vooral op HipChat voor interne communicatie. Het is een van onze 7 core business tools –  pak de volledige lijst hier . Dat gezegd hebbende, we sturen nog steeds hier en daar e-mails. Ik filter die vergelijkbaar zijn met mijn clientregels:

• Trigger: “from” – adres (gebaseerd op adressen van interne teamleden)
• acties: pas “intern” label en/of extra labels toe op basis van de rol van dat teamlid en onze typische gesprekken.
  • opmerking: Ik gebruik een batchmethode voor het bekijken van interne e-mails, vergelijkbaar met e-mails van klanten. Ik heb ook een paar onderwerpregelgebaseerde filters ingesteld die betrekking hebben op financiën, HR, enz.

4) filter financiële e-mails

tot voor kort verrichtte ik veel boekhouding en financieel werk voor zowel GuavaBox als DoInbound. Daarom ontving ik een heleboel financiële e-mails die belangrijk waren, maar zelden actie vereisten.

• Triggers:” from ” – adres (gebaseerd op domeinen van financiële instellingen), onderwerpregel en of de e-mail al dan niet bijlagen bevat.
• acties: pas het label “Business Finance” en/of extra labels toe op basis van e-mail, markeer nooit als spam, sla inbox over als het voldoet aan regels die geen actie vereisen, anders bewaar ik die e-mails in mijn inbox totdat ze zijn afgehandeld.

kanttekening: als u een bureau bent dat worstelt met uw facturerings-/boekhoudprocessen, tools of follow-through, stel ik hier nu een aantal res op samen (meld u hier aan voor vroege toegang).

5) filter vendor e-mails

Dit is vergelijkbaar met de filters die we al hebben behandeld. Op basis van welke actie ik moet ondernemen en welke soorten e-mails elke leverancier verzendt, kies ik een filter om door te wieden en de belangrijke dingen onder mijn aandacht te brengen.

• Triggers: “from” – adres (gebaseerd op leveranciersdomein of specifiek adres), onderwerpregel en of de e-mail al dan niet bijlagen heeft.
• acties: het label “leveranciers” en/of aanvullende labels toepassen (ontvangsten, platformupdates, enz.).) op basis van e-mail, nooit als spam markeren, Postvak IN overslaan als het bericht voldoet aan regels die geen actie vereisen (de meeste van hen vereisen geen actie).

6) filter prospect e-mails

reactietijd is erg belangrijk in de huidige snelle verkoopomgeving.

als eigenaar van een bureau ben ik betrokken bij een aantal verkoopgesprekken. Het is belangrijk om het soort reactievermogen tijdens het verkoopproces te laten zien dat een prospect kan verwachten wanneer hij klant wordt.

een GuavaBox-klant zou nooit 8 uur moeten wachten op een servicerespons, dus waarom zou een van onze leads dat doen?

• Wat triggert dit?& Nbsp; Het is een combinatie van triggers en niet-triggers:
  • Triggers: “van” adres (als ik ze al heb ingesteld als een “lead”) of onderwerpregel (als ze een formulier hebben ingevuld en ik weet wat dat onderwerp zal zijn).
  • niet-Triggers: ik ben voorzichtig met welke triggers ik heb. Door slimme triggers te gebruiken om de niet-actiegerichte items te filteren en de actiegerichte, maar niet-urgente items te batchen, heb ik al een systeem gemaakt dat verhoogde aandacht vestigt op niet-gefilterde items (zoals eerste e-mails van een verwijzingslead).
• acties: pas” Leads ” – label en/of extra labels toe op basis van e-mail, markeer nooit als spam, sterretje van het item en bewaar het in de priority inbox totdat ik het verplaats.

7) Filter social media e-mails

De meeste mensen krijgen tonnen meldingen van Twitter, Facebook, LinkedIn, YouTube, enz. Ik heb filters ingesteld om de meeste meldingen rechtstreeks naar mappen te sturen. Op die manier wordt de melding op de juiste manier gearchiveerd, mocht ik deze ooit nodig hebben, maar het steelt mijn aandacht niet van de belangrijke Postvak IN-items.

• Triggers:” van “adres (examples: [email protected], [email protected], [email protected], etc).
• acties: pas het label “sociale Media” toe, sla inbox over en markeer indien nodig als gelezen. Op die manier heb ik die meldingen altijd ergens, maar maak me er nooit druk om, tenzij ik ze nodig heb.
  • Opmerking: deze meldingen waren belangrijker voor mij voordat ik de sociale Inbox van HubSpot de hele tijd begon te gebruiken.

8) filter lead nurturing e-mails

Ik sta op te veel e-maillijsten om te tellen. Grote bedrijven, kleine winkels, afzonderlijke producten, thought leaders…  op dit moment heb ik ze allemaal geabonneerd.

hoewel ik me heb geabonneerd, wil ik nog steeds niet al deze e-mails in mijn inbox. Hier is hoe ik dat omzeil:

• Triggers:” van ” adres (Je hebt dat eerder gelezen), of, een beetje ingewikkelder, ik filter op basis van inhoud.
  • Voorbeeld: ik filterde e-mails die de tekst “Powered by MailChimp” in de e-mail bevatten. Ze gingen in een map “abonnementen” en ik batchde een of twee keer per week door die map.
• acties: pas het label “abonnementen” en/of extra labels toe op basis van e-mail, Sla meestal de inbox over en Ik zal deze e-mails wekelijks opnieuw bekijken.

9) filter ingevulde formulieren

We gebruiken een aantal formulieren voor leads, klanten, leveranciers en teamleden. Sommige formulieren geven de status aan van de persoon die het formulier indient, en de meeste formulierinzendingen vereisen een soort actie.

enkele snelle voorbeelden:

• We gebruiken een marketing inventory-formulier tijdens ons GamePlan-ontwikkelingsproces – een inzending geeft aan dat de afzender een klant is.
• We gebruiken een Inbound Revenue Calculator tijdens meerdere processen. Dit vereist niet noodzakelijkerwijs actie, maar het vereist wel herziening.

Ik heb filters in mijn inbox die me helpen mijn actiestappen te bepalen op basis van de formulieren die worden ingediend.

• Triggers: meestal filter ik op basis van onderwerpregel voor formulierinzendingen.
  • elke inzending via de Design style guide creation tool  creëert een e-mail met de zinsnede “New Style Guide” in het onderwerp. Mijn filter trigger is die zin.
• acties: breng de juiste labels aan, markeer nooit als spam, doorsturen als dat nodig is, gebruik ingeblikte reacties (handige Google Mail add-on) waar nodig en bewaar het in mijn primaire inbox.

aanbevolen Re: Unroll.me

Er zijn veel plaatsen waar filters van pas komen, maar voor het omgaan met e-mailnieuwsbrieven en merkabonnementen, kunt u ook overwegen om een tool zoals Unroll.me.

Hiermee kunt u zich eenvoudig afmelden voor e-mails of alle marketing-e-mails die u wilt batchreview toevoegen aan één enkele, dagelijkse rollup-e-mail.

Hoe bespaart u tijd?

Ik heb momenteel 709 abonnementen op mijn rollup, wat zich vertaalt in een gemiddelde dagelijkse rollup met tussen de 100 – 200 dagelijkse e-mails. In plaats van op knoppen te klikken om te openen, te archiveren of te verwijderen, Klik ik op de enkele e-mail, Bekijk ik de onderwerpregels en neem ik actie op (hier guestimeren) ongeveer 5% van de e-mails in mijn rollup.

Unroll.me bespaart me elke dag een hoop tijd, plus Ik heb niet de afleiding van het zien van die e-mails in mijn inbox, en ga kijken naar wat ik net heb ontvangen.

bonus Giveaway

als je tot nu toe hebt gelezen, is de kans groot dat je om productiviteit geeft.

Daarom geef ik een gratis downloadbare PDF weg van de 7 Core Business Tools die we bij GuavaBox gebruiken. Dit zijn de belangrijkste tools in onze dagelijkse activiteiten, en 5 van hen hebben freemium-modellen.

worstelt u met uw marketingprocessen?

mijn partner, Andrew, ontwikkelde deze geweldige B2B Marketing Checklist die we weggeven om je te helpen meer en betere marketing te doen. Klik op de download knop hieronder om je exemplaar te pakken!