Een paar jaar geleden, ontmoette ik een bekende CEO van een networking event. Nadat we een beetje hadden gepraat, gaf hij me zijn visitekaartje en zei hem hem te e-mailen als ik ooit een baan nodig had.
Ik volgde de volgende dag. Mijn e-mail was perfect, behalve dat ik hem per ongeluk de verkeerde naam noemde. Het is niet verwonderlijk dat hij nooit meer bij me terugkwam.
e-mail blunders zijn gemakkelijk te maken, maar moeilijk-soms onmogelijk-om van te herstellen. Als je jezelf niet zo hard wilt gezicht-palm als ik deed, gebruik dan de onderstaande strategieën om veelvoorkomende e-mailfouten te voorkomen.
Contents
1) Bouw een vangnet in
hoe vaak heb je een e-mail verzonden om te beseffen dat je iets belangrijks bent vergeten, zoals de onderwerpregel of de bijlage? Vermijd te snel verzenden door uw berichten in deze volgorde op te stellen:
- schrijf de onderwerpregel
- Upload de bijlage (indien van toepassing)
- schrijf de body van de e-mail
- Controleer op fouten
- vul het veld “aan”
het is onmogelijk om een e-mail te verzenden zonder een ontvanger — dus als je iets vergeet, kun je het oplossen in Stap vier.
2) Gebruik een Spellingcontroletool
onderzoek toont aan dat het verzenden van e-mails met spelling-en grammaticafouten je minder gewetensvol, intelligent en betrouwbaar doet lijken. Het maakt vreemden ook veel minder geïnteresseerd in het werken met je.
dus hoewel het mixen van “jouw” en “je bent”” misschien niet zo ‘ n groot probleem lijkt, leidt het zeker af van het punt van je e-mail .
dat is waar gratis spellingcontrole tools binnenkomen. Mijn favoriet is Grammarly, dat alles wat je schrijft automatisch scant op 250 verschillende soorten grammaticale, spelling-en interpunctiefouten. Als je veel e-mails verstuurt vanaf je telefoon, gebruik dan Ginger — het is beschikbaar voor iOS en Android, naast Chrome, Safari, Firefox, Mac en Windows.
3) Maak een persoonlijke “Reply All” regel
denk terug aan de laatste keer dat je een “Reply All” bericht kreeg dat eigenlijk naar iedereen in de keten moest gaan. Het is waarschijnlijk al een tijdje geleden.
als u wilt voorkomen dat u uw contacten irriteert, bedenk dan een limiet op het aantal mensen waarnaar u een bericht ‘alles beantwoorden’ stuurt.
mijn persoonlijke limiet is vijf. Als er meer dan vijf mensen in een e-mailketen zitten, stuur ik geen massale reactie-ik ga door en selecteer de ontvangers handmatig.
voel je vrij om deze regel aan te passen, afhankelijk van de grootte van de groep waarmee je communiceert, of het nu jouw team is of dat van de prospect. hoe groter je kantoor, hoe hoger je cap zou moeten zijn.
4) Controleer de aanhef
wanneer u tonnen e-mails verzendt, is het vrij eenvoudig om de naam van uw ontvanger te verknallen. Maar deze kleine misstap heeft ernstige gevolgen: je zult het moeilijk hebben om de prospect te overtuigen dat je om haar bedrijf en unieke uitdagingen geeft als je haar naam niet eens goed kunt krijgen.
daarom is het belangrijk om de aanhef te verdubbelen of zelfs drie keer te controleren voordat je een e-mail verzendt.
zorg er eerst voor dat het aan de juiste persoon is gericht. Zorg er vervolgens voor dat hun naam overeenkomt met de spelling en het formaat van hun LinkedIn -, Twitter-en/of Facebook-naam-als ze Michael heten, wil je ze niet Mike noemen, en vice versa.
(Als u HubSpot Sales gebruikt, krijgt u deze informatie rechtstreeks in uw inbox terwijl u een nieuw bericht opstelt.)
5) Wees voorzichtig bij het verzenden van Screenshots
Screenshots zijn handig om snel iemand anders te laten zien wat er op uw scherm staat, of u nu een specifieke functie van uw product demonstreert aan een prospect, een technisch probleem aan uw ondersteuningsteam aanwijst of uw manager een gelukkige tweet van een klant stuurt.
maar bij het maken van screenshots, kijk uit voor vertrouwelijke of gênante details. Wil je dat je prospect ziet dat je twee tabbladen open hebt op de site van je concurrent, of dat je baas weet dat je ESPN doorzoekt terwijl je belt? Waarschijnlijk niet.
houd jezelf uit de problemen door een screenshot-app met editor-functies te gebruiken.Skitch van Evernote is een goede optie, omdat je hiermee specifieke delen van je afbeelding kunt pixelen. Je kunt ook Greenshot proberen, een gratis Windows-app die wordt geleverd met een gum-tool.
6) kopiëren en plakken in plaats van doorsturen
op een bepaald moment hebben we allemaal een doorgestuurde e-mail geopend die informatie bevatte die we niet hadden mogen zien. Die informatie zit meestal ver in de keten begraven-en de persoon die ‘vooruit’ drukte, had meestal geen idee dat het daar was.
je wilt die persoon niet zijn. In plaats van een keten door te sturen, kopieer en plak je gewoon het relevante bericht in een nieuwe e-mail. U vermijdt niet alleen een potentieel probleem, maar u maakt het leven van uw ontvanger gemakkelijker door ze minder te laten lezen.
zoals ik maar al te goed Weet, kunnen e-mailfouten ravage aanrichten in je professionele relaties. Deze zes strategieën hebben me de afgelopen twee jaar geholpen om inbox-verlegenheid te voorkomen-Ik hoop dat ze hetzelfde voor u doen (maar voor het geval er iets door de scheuren glijdt, leest u hier hoe u e-mail snel kunt terugroepen in zowel Gmail als Outlook).